Gestion du changement 

Il peut être très difficile de mettre en œuvre des changements organisationnels, tels que la mise en place d’outils de gestion en ligne des ressources humaines. En effet, les employés qui sont incapables ou qui refusent d’effectuer la transition et d’adopter une nouvelle méthode de travail peuvent constituer des obstacles plus importants que des installations techniques défectueuses ou de piètres relations avec les fournisseurs. Dans de telles circonstances, comment pouvez-vous aider vos employés à s’adapter?

Confiance et communication — Si vos employés ont confiance en vous, ils auront tendance à être plus satisfaits et à coopérer davantage au travail. Vous devez donc établir des relations ouvertes fondées sur la confiance et la coopération en sollicitant la participation de vos employés : communiquez régulièrement avec eux, habilitez-les à prendre des décisions et appuyez leurs choix. Ils seront ainsi plus enclins à se fier à votre perspective lorsque vous apportez des changements au milieu de travail.

Situation professionnelle — La loyauté des employés peut être tributaire de leur situation professionnelle; en d’autres mots, il est possible que les employés à temps partiel, saisonniers ou contractuels aient l’impression d’être moins concernés que les autres par les buts de votre entreprise et les changements proposés. Vous devez donc inviter ces employés aux réunions de planification et aux séances de formation ou les intégrer à vos listes de diffusion d’information. Il convient de faire en sorte que le processus de gestion du changement inclue toutes les parties touchées par les changements organisationnels.

Culture organisationnelle — Ce sont souvent les employés à long terme qui établissent les normes relatives aux attitudes et aux comportements acceptables au sein de votre entreprise. Ils le font peut-être inconsciemment, mais ils n’en ont pas moins une profonde influence sur la culture organisationnelle. Vous devriez donc gérer prudemment leur participation de façon à éviter qu’ils ne fassent obstacle au changement.

Si une culture du travail d’équipe a été établie avant la mise en œuvre des changements, vous bénéficierez de solides assises sur lesquelles fonder les efforts de changement. Dans une telle situation, les employés ont l’habitude de travailler en équipe et affichent déjà l’attitude de coopération nécessaire à la réussite de votre initiative.

Leadership — Votre rôle de chef de file a une importance capitale pour la réussite des changements apportés, car la mise en œuvre d’un nouveau système n’est pas une sinécure opérationnelle. Les changements apportés à vos processus d’exploitation étant de nature stratégique, ils doivent être soutenus par tous ceux qui exercent un rôle de leadership au sein de votre entreprise.

Étapes de mise en œuvre du changement

Vous pouvez faciliter l’adaptation de vos employés aux nouvelles technologies ou aux nouveaux processus en procédant par étapes : préparation, acceptation, mise en œuvre et engagement.

Préparation : Établir les assises qui favoriseront l’engagement

En tant que propriétaire d’entreprise, il vous incombe d’aider vos employés à comprendre la nécessité du changement. Si vous expliquez aux employés ce que le changement signifie, ils seront probablement plus enclins à accepter ce que l’on attend d’eux.

Avant de commencer, posez-vous les questions suivantes :

• Démontrez-vous un niveau suffisant d’engagement envers le changement?
• Avez-vous tenu compte de tous les choix, possibilités et risques éventuels?
• Avez-vous résolu les obstacles organisationnels ou culturels et veillé à fournir une formation et du soutien adéquats?

Lorsque vous serez prêt, appliquez les mesures suivantes, qui pourront vous aider à établir une assise solide :

• Cernez la nécessité d’apporter des changements, expliquez clairement les motifs pour lesquels vous souhaitez ces changements et présentez une solide analyse de rentabilité à l’appui de ceux-ci.
• Communiquez dès le tout début avec chacune des personnes touchées de manière à favoriser la cohésion et la confiance dans l’ensemble de l’entreprise.
• Encouragez le dialogue entre les parties touchées par les changements, y compris les employés à temps partiel et contractuels et ceux qui travaillent à l’extérieur. Le but visé ici est d’obtenir de l’information et de donner le ton aux futures communications.
• Déterminez dans quelle mesure votre entreprise est prête à exécuter le processus de changement en prévoyant les sources de résistance au sein de l’entreprise, ainsi que les causes éventuelles. Ne tentez pas d’éliminer cette résistance; si elle se manifeste, répondez avec sensibilité aux réactions émotives et gérez prudemment les attentes. Définissez clairement les résultats que vous souhaitez obtenir.

Acceptation : Obtenir des appuis et créer un plan

Afin d’établir un plan d’action et d’obtenir le soutien et les ressources nécessaires à son exécution, vous devez répondre aux questions suivantes :

• Qui sera responsable du nouveau processus automatisé?
• Comment celui-ci devrait-il fonctionner?
• Comment utiliserez-vous l’information?
• Qui devra rendre compte des erreurs, des inexactitudes, des risques pour la sécurité et de la mise à jour de l’information?
• Comment mesurera-t-on le rendement de l’entreprise?
• La structure organisationnelle actuelle sera-t-elle modifiée?

Si vous mettez en œuvre différents outils, vous aurez peut-être à redéfinir certains postes ou à en créer de nouveaux, voire à restructurer des équipes ou des services complets. Il est possible que les employés craignent d’être incapables d’acquérir de nouvelles compétences, de bien s’entendre avec de nouveaux collègues ou de s’adapter à un nouveau milieu de travail.

La résistance est un phénomene normal, en particulier lorsque les employés ne savent pas à quoi s’attendre et s’attachent à leurs perceptions de perte. Ils doivent participer aux exercices de prise de décisions de façon à avoir le sentiment que leur point de vue est pris en compte et qu’ils maîtrisent leur propre destin. La gestion et la formation habilitantes peuvent faire toute la différence.

À cette étape-ci, il convient d’envisager les mesures suivantes :

• Demandez aux principales parties intéressées d’appuyer le nouveau plan et de consolider leur engagement.
• Veillez à bénéficier de ressources consacrées en matière de finances, de délais et de personnel, afin d’avoir la capacité de mettre en œuvre le changement.
• Mettez sur pied une équipe qui sera chargée d’élaborer le processus de mise en œuvre et la nouvelle structure.
• Définissez les objectifs et les cibles qui permettront à votre entreprise de passer de sa situation actuelle à la situation souhaitée. Établissez des buts à court et à long terme relativement aux fournisseurs, aux clients et aux concurrents.
• Concevez un énoncé de vision qui décrit le fonctionnement de votre entreprise, de façon à offrir aux employés des lignes directrices qui les aideront à composer avec les situations inhabituelles auxquelles ils devront faire face dans leur nouvel environnement.

Mise en œuvre : Concrétiser les changements

À mesure que vous apportez les changements requis, prenez du recul et analysez les nouveaux systèmes et processus afin de cerner tout problème de nature technique ou lié au flux des travaux. Certaines activités de reformulation pourraient s’imposer si vous constatez des répercussions négatives sur l’efficacité de votre organisme.

La mise en œuvre de changements peut nécessiter :

• une restructuration matérielle et organisationnelle;
• l’élaboration de procédures et de méthodes;
• l’installation et la configuration de nouveaux équipements.

Engagement : Maintenir les changements

Consolidez les nouveaux processus et les nouveaux comportements escomptés de chacun au moyen de communications continues. Pour favoriser l’engagement, vous pourriez avoir à :

• évaluer si les résultats obtenus sont conformes aux attentes initiales;
• concevoir un système d’évaluation et d’amélioration continues du processus;
• veiller à ce que le processus bénéficie d’un soutien continu en soulignant les réussites et en reconnaissant ou en récompensant les comportements souhaités chez les employés.