Investir dans l'impartition ou l'automatisation des processus internes 

Les responsabilités associées à la paie, aux régimes d'avantages sociaux et aux autres fonctions relatives aux ressources humaines peuvent exiger beaucoup de temps, souvent au détriment de vos résultats nets ou de la satisfaction de vos clients. Vous pourriez alléger ce fardeau en faisant appel aux services d'entreprises de l'extérieur qui se chargeront de certaines ou de la totalité de vos tâches de gestion des ressources humaines ou en automatisant les processus internes que vous avez déjà mis en place.

Les deux options entraînent des coûts, mais ce type de dépenses peut également permettre de réaliser des économies. La section qui suit vous explique comment déterminer si un tel investissement convient à votre entreprise.

Impartition

Vous pourriez trouver fort utile de confier l'administration des ressources humaines à une entreprise de l'extérieur, ce qui vous permettrait de :

• vous concentrer davantage sur vos activités d'exploitation et vos clients, car vous pourrez vous fier au fait qu'une tierce partie se charge d'exécuter le travail en arrière-scène;
• bénéficier des directives et du soutien de spécialistes;
• regrouper vos dépenses — au moyen d'un seul chèque par cycle de paie, vous pouvez régler le coût des services de paie, les retenues d'impôt, les cotisations à l'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada, les indemnisations des accidentés du travail et les avantages sociaux;
• réduire la taille de votre personnel administratif, ainsi que les dépenses connexes.

L'impartition peut d'ailleurs se révéler fort simple, grâce aux services sur le Web. Certains fournisseurs de services proposent en effet des sites Web d'hébergement externe dotés d'une gamme de fonctions propres à chaque unité qui peuvent être personnalisées selon vos besoins. Il peut être moins coûteux de recourir à un tel site Web et d'en faire le prolongement de votre service des ressources humaines que d'embaucher de nouveaux employés.

Qu'est-ce que l'impartition des services de ressources humaines?

Vous procédez à une impartition lorsque vous faites appel à des services ou à des spécialistes de l'extérieur pour assurer l'exécution des fonctions relatives aux ressources humaines. Vous pouvez opter pour un seul fournisseur ou embaucher à contrat divers fournisseurs qui exécuteront chacun différents services.

En effet, les organisations de services professionnels aux employeurs intègrent en une solution unique et homogène les services d'administration de la paie, de ressources humaines et d'avantages sociaux, ainsi que les services connexes offerts aux employeurs.

Les fournisseurs de services d'impartition de processus administratifs mettent en place les plus récentes technologies ou utilisent différemment les technologies existantes de manière à améliorer votre système de gestion des ressources humaines.

Les fournisseurs de services applicatifs hébergent et gèrent sur Internet des applications logicielles qu'ils louent ensuite aux utilisateurs, ce qui permet d'éviter les tracas et les dépenses associés à l'achat de logiciels et à l'installation de ceux-ci directement sur vos propres disques durs ou serveurs.

Quels services pouvez-vous confier à l'impartition?

Certains fournisseurs proposent une gamme complète de services de ressources humaines, tandis que d'autres vous offrent la possibilité de sélectionner les options qui vous conviennent dans une liste de services qui inclut :

• le traitement et l'administration de la paie — émission des chèques de paie, retenues d'impôt et cotisations à l'assurance-emploi, aux programmes de soins de santé et aux régimes de retraite;
• les régimes et les avantages sociaux des employés — assurances santé, dentaire, vie et invalidité et prestations de retraite;
• la gestion des ressources humaines — recrutement, sélection, cessation d'emploi, révision des salaires et description des tâches;
• la gestion des risques — indemnisations des accidentés du travail, règlement des différends, inspections de sécurité, politiques et procédures de bureau et manuels des employés;
• la rémunération au rendement et sa mise en &oeliguvre.

L'impartition convient-elle à votre entreprise?

La décision de recourir à l'impartition est tributaire de la taille de votre entreprise, de vos pratiques en matière de ressources humaines et de la conjoncture dans le milieu des affaires.

Si vous employez moins d'une centaine de personnes, vous ne disposez probablement pas des ressources nécessaires pour établir un service interne des ressources humaines. L'impartition peut donc représenter une solution pratique pour vous. Si vous ne procédez que de façon périodique à certaines activités, telles que le recrutement, il n'est pas indiqué d'embaucher des spécialistes en permanence.

Si votre entreprise compte au moins une douzaine d'employés, il pourrait être utile de faire appel à une organisation de services professionnels aux employeurs. Par contre, si vous avez moins de douze employés, il serait préférable d'avoir recours à des services en ligne.

Si vos pratiques actuelles en matière de ressources humaines diffèrent de celles des entreprises similaires de votre secteur d'activité, l'impartition de celles-ci risque d'être coûteuse, car le fournisseur de services devra adapter vos divers processus internes.

La souplesse que procure l'impartition pourrait être alléchante, si votre entreprise est dans une situation financière incertaine ou œuvre dans un secteur d'activité instable. En éliminant ainsi les coûts fixes excédentaires, vous serez probablement en mesure de répondre plus rapidement à l'évolution des besoins en matière de ressources.

Risques et avantages de l'impartition

Avant de confier les fonctions relatives aux ressources humaines à l'impartition, vous devez en comparer les avantages et les risques éventuels. Au moment d'évaluer les éventuels résultats, tenez compte de la taille de votre entreprise, de ses ressources, de ses buts et de l'environnement.

Avantages de l'impartition

• Gestion des risques : En faisant appel à des organisations de services professionnels aux employeurs, vous leur transférez vos responsabilités juridiques associées à la gestion des lois fédérales et provinciales sur l'emploi. Les fournisseurs de services impartis pourraient également se montrer plus objectifs que le personnel interne au moment d'aborder des questions délicates.
• Concentration sur les ressources humaines : L'impartition des fonctions courantes permet de libérer les employés responsables des ressources humaines pour qu'ils puissent se concentrer sur les activités de planification stratégique, tout en conservant la maîtrise générale des services.
• Économie de coûts : Les fournisseurs de services sont d'importants acheteurs de programmes d'avantages sociaux et d'autres régimes. Ils bénéficient ainsi de taux réduits dont ils vous font ensuite profiter. En faisant appel à l'impartition, vous pouvez également économiser sur les coûts associés à l'achat, à l'installation et à l'entretien de logiciels, y compris les mises à jour, le débogage et l'obtention de licences d'utilisation.

Risques de l'impartition

• Répercussions sur les fonctions centrales : L'un des inconvénients est le manque d'interactions personnelles. En manifestant son intérêt envers le bien-être de chaque employé, le personnel interne de gestion des ressources humaines favorise avec davantage d'efficacité le maintien en poste des employés et la résolution des enjeux délicats en milieu de travail.
• Compétences en matière de ressources humaines : Vous risquez d'être dépendant des fournisseurs de services de l'extérieur, si vous ne vous dotez pas d'une certaine expertise en matière de gestion des ressources humaines. Avez-vous les compétences nécessaires pour déterminer vos besoins dans ce domaine ou pour évaluer l'efficacité d'un fournisseur externe? Qu'arrivera-t-il si votre entreprise continue à croître?
• Reddition de comptes : Si vous confiez à l'impartition les décisions finales concernant l'embauche, le congédiement et la sanction disciplinaire des employés, il pourrait être plus difficile de motiver, de récompenser et de maintenir en poste ces employés, car les canaux hiérarchiques risquent d'être brouillés et les attentes pourraient être erratiques.
• Questions de sécurité : Les préoccupations peuvent comprendre l'accès protégé aux données, la protection des renseignements confidentiels, les méprises relatives aux utilisateurs, le manque d'uniformité du traitement des plaintes, le manque de souplesse du traitement des exceptions (qui nécessitent des corrections manuelles) et les éventuelles pannes et défectuosités des systèmes.

Sélection d'un fournisseur de services impartis

Examinez toutes vos fonctions de gestion des ressources humaines afin de déterminer quelles activités pourraient être imparties. Vous devrez connaître les coûts actuels de ces activités afin de mieux comprendre et comparer la valeur des offres des différents fournisseurs.

Critères de sélection

Définissez clairement vos buts, vos attentes relatives aux services et vos échéanciers. Les services du fournisseur peuvent-ils compléter les efforts déployés à l'interne? Comment allez-vous mesurer le rendement?

Avant de sélectionner un fournisseur :

• consultez les clients cités en référence et confirmez toutes les certifications pertinentes;
• consultez vos collègues au sujet de leur expérience auprès de différents fournisseurs;
• demandez aux fournisseurs de vous démontrer le fonctionnement des applications en cours d'exécution;
• informez-vous auprès de sites de référence en ligne, y compris des forums de discussion et des babillards électroniques;
• envisagez la possibilité d'embaucher un conseiller en TI qui vous aidera à trouver un fournisseur de services applicatifs à prix abordable;
• recherchez les fournisseurs qui ont le souci du service à la clientèle, qui ont bonne réputation et dont l'expertise est reconnue. Offrent-ils un service de soutien technique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Essayez de trouver un fournisseur qui fait preuve de souplesse, qui est capable de comprendre votre culture organisationnelle et qui souscrit à votre style de gestion et à votre philosophie en matière de ressources humaines.

Contrat

Le contrat définit les aspects officiels et juridiques de la relation d'impartition. Vous n'êtes pas tenu d'accepter le contrat type du fournisseur.

• Intégrez vos mesures et normes de rendement au contrat de façon à garantir l'atteinte de vos objectifs.
• Définissez clairement les rôles et les responsabilités (qui fait quoi, où, quand et comment).
• Intégrez au contrat des obligations visant le fournisseur et l'utilisateur final.
• Déterminez le niveau de maîtrise que vous souhaitez conserver ou confier au fournisseur.
• Déterminez en quoi consistent les non-conformités, ainsi que les pénalités qui seront imposées, si le fournisseur omet de se conformer aux normes convenues.
• Énoncez les attentes associées au système de présentation de rapports entre le fournisseur et votre entreprise.
• Discutez des procédures de renégociation du contrat, ainsi que des procédures de résiliation qui s'appliqueront aux deux parties dans l'éventualité d'une incompatibilité.
• Définissez clairement tous les termes utilisés, car les suppositions peuvent créer de la confusion.
• Précisez le coût total et la méthode de paiement.
• Tentez de repérer les frais cachés.
• Établissez une méthode, acceptable pour toutes les parties, de révision ou de modification des modalités du contrat en vue d'adapter celui-ci à l'évolution des besoins ou à des circonstances imprévues.

Tarification

Les coûts associés à l'impartition des services de gestion des ressources humaines varient en fonction de la taille du personnel, des services ou des options sélectionnés et de votre emplacement géographique. Les organisations de services professionnels aux employeurs demandent généralement un faible pourcentage du salaire de chaque employé tous les mois. Les services en ligne peuvent facturer des frais initiaux de configuration, ainsi que des frais mensuels calculés par employé. De façon générale, plus le nombre d'employés visés par le service est élevé, plus le coût par personne est bas.

Coûts et avantages des processus internes

L'administration des ressources humaines suppose de nombreux coûts cachés, tels que des processus manuels qui demandent beaucoup de temps et qui détournent d'autres tâches. En consignant ou en mettant à jour l'information sur les employés dans une seule base de données regroupant les dossiers des services de la paie et des ressources humaines, vous réduirez le nombre d'erreurs, éliminerez le redoublement des dossiers et économiserez du temps et de l'argent.

Rentabilité de l'automatisation des services de ressources humaines

Vous pouvez utiliser votre intranet pour transférer les fonctions administratives effectuées sur papier par le personnel de gestion des ressources humaines aux gestionnaires et aux employés, qui peuvent mettre à jour les dossiers d'employés, consigner des dépenses ou présenter des demandes de remboursement et saisir des renseignements.

Vous pouvez également mettre les services électroniques impartis à la disposition des employés par le truchement d'Internet, de façon qu'ils aient un contact direct avec le fournisseur grâce au libre-service.

Que vous utilisiez Internet ou votre propre intranet à des fins d'automatisation des fonctions de gestion des ressources humaines, les gestionnaires et les employés doivent veiller à ce que leurs renseignements soient exacts et à jour. Le nombre d'erreurs de saisie diminuera, l'information étant consignée directement dans le système plutôt que d'être recopiée à partir d'un document imprimé. Une exactitude accrue permet d'économiser du temps et de l'argent.

Comment comparer les coûts des systèmes manuels et automatisés?

• Déterminez les services devant être impartis.
• Évaluez les fonctions et les processus manuels nécessaires à l'exécution des tâches. Tenez compte de toutes les ressources internes et externes requises.
• Examinez le processus et modifiez-en la conception au besoin. N'automatisez pas un processus de piètre qualité, car la technologie ne fera qu'accroître l'efficience des processus inefficaces. Tentez d'équilibrer les impératifs relatifs aux processus, au personnel et aux technologies afin d'obtenir des résultats optimaux.
• Estimez la croissance du personnel au cours des prochaines années, ainsi que le nombre d'employés des ressources humaines et des TI supplémentaires dont vous aurez besoin pour soutenir cette croissance au moyen des systèmes actuels.
• Faites des recherches sur les options des systèmes et les fournisseurs de services. Envisagez différentes options et combinaisons d'options, y compris les systèmes intranet internes, les services électroniques sur le Web, les ententes d'impartition et peut-être d'autres solutions de rechange internes.
• Évaluez les coûts essentiels des logiciels, y compris l'obtention de licences d'utilisation, l'installation, la formation, la tenue à jour, le soutien aux TI, les services de dépannage et la mise à jour.
• Estimez les économies que vous réaliserez au fil du temps. Comparez les coûts totaux de mise en œuvre et de tenue à jour de nouveaux systèmes, d'une part, et la réduction des coûts associés aux ressources humaines et l'amélioration des fonctions administratives, d'autre part.