Types d'outils d'administration des ressources humaines 

Jetez un œil à certains des composants que vous voudrez peut-être inclure dans un système d'information sur les ressources humaines conçu pour répondre à vos besoins. Vous pouvez également vous servir d'outils fiables de gestion des ressources humaines grand public que vous aurez adaptés. Il n'est toutefois pas facile de choisir les meilleures technologies. Vous devez donc abordez la question comme vous le feriez pour toute autre mise en œuvre de processus. Recherchez les solutions abordables qui vous permettront de gérer diverses fonctions, notamment :

• les principaux renseignements sur les employés;
• les feuilles de présence;
• les avantages et la rémunération;
• le recrutement et l'évaluation des compétences des employés;
• la paie.

Aucun système grand public d'information sur les ressources humaines ne réussira à combler tous vos besoins, mais un outil simple qui satisfait la plupart de ces besoins aura vraisemblablement la capacité d'évoluer au même rythme que votre entreprise. Ayez des exigences réalistes de façon à ne pas consacrer plus de temps et d'argent que nécessaire à un tel système.

Systèmes d'information sur les ressources humaines

Certains produits sont offerts sous forme d'applications individuelles, tandis que d'autres sont combinés et vendus à titre de systèmes complets. Un système intégré comporte généralement des fonctions de gestion des ressources humaines, de traitement de la paie et d'administration des activités de recrutement.

Le principal avantage associé à de tels systèmes est le fait qu'ils constituent un guichet unique de saisie, d'extraction et d'analyse des données, lesquelles sont présentées en un seul format. Si, par exemple, le service des ressources humaines modifie les primes et cotisations des avantages sociaux, l'information est instantanément communiquée au service de la paie et les modifications sont automatiquement appliquées aux retenues salariales.

Quelles fonctions un système d'information sur les ressources humaines exécute-t-il?

Voici quelques-unes des fonctions les plus couramment exécutées par les systèmes d'information sur les ressources humaines :

• les avantages sociaux;
• les dossiers et profils du personnel et la classification des postes;
• les données sur la productivité;
• les politiques et les procédures organisationnelles;
• les politiques sur la formation et le perfectionnement;
• l'information sur la planification de la relève.

Les types de rapports pouvant être produits automatiquement comprennent :

• les dossiers et les données sur les antécédents des employés en matière d'absentéisme, de présence et de rendement;
• les feuilles de paie;
• les plans de ressources humaines;
• les données sur l'évaluation des postes, le roulement du personnel et les candidats;
• les répertoires de compétences, les descriptions de tâches, les spécifications de l'emploi et les avis de postes à pourvoir;
• les rapports et les données sur la santé et la sécurité et les dossiers d'invalidité;
• l'information sur les régimes de retraite et l'utilisation des avantages;
• les modalités détaillées des conventions collectives et les données sur l'équité en matière d'emploi.

Quelles sont les caractéristiques d'un système efficace d'information sur les ressources humaines?

• des méthodes de navigation efficaces;
• des outils permettant d'effectuer le suivi de la rémunération, des antécédents, de l'information sur l'emploi et des examens du rendement des employés;
• des fonctions d'administration des régimes d'avantages sociaux qui permettent de gagner du temps;
• la capacité d'assurer le suivi et le traitement des activités de recrutement, de paie et de formation;
• des fonctions d'analyse des coûts et de synthèse de la productivité;
• la capacité de générer des rapports gouvernementaux à jour sur des éléments tels que l'équité en matière d'emploi et les indemnisations des accidentés du travail, et d'autres rapports normalisés;
• des rapports sur les dépenses permettant aux employés qui voyagent d'effectuer en ligne le suivi de leurs dépenses grâce aux fonctions de gestion automatisée des dépenses.

Traitement de la paie

Vous pouvez automatiser les tâches de traitement de la paie en les confiant à l'impartition ou en achetant un logiciel compatible avec les systèmes de transfert électronique de fonds des banques, lesquels vous permettent de procéder au virement automatisé des paies. Certains logiciels normalisés de comptabilité comportent également des fonctions de traitement de la paie.

Les systèmes les plus perfectionnés peuvent se charger de toutes les tâches de traitement de la paie, y compris calculer avec exactitude les revenus touchés, les retenues d'impôt et les autres cotisations; effectuer le suivi des coûts de main-d'œuvre; analyser les tendances de façon instantanée; créer des graphiques et des rapports de gestion détaillés.

De tels produits et services proposent d'autres caractéristiques qui vous permettront de gagner du temps en vous offrant la possibilité :

• de rapprocher les données et de repérer les erreurs avant l'émission de la paie;
• d'imprimer les chèques de paie à pied d'œuvre;
• d'être automatiquement avisé des modifications apportées aux lois fiscales fédérales et provinciales;
• d'accéder aux données antérieures sur la paie et à des fonctions de production automatique de rapports;
• de vous connecter au système en tout temps à partir de n'importe quel ordinateur ayant accès à Internet.

Portails des employés

Un portail des employés est un guichet unique qui permet d'accéder à un vaste éventail de programmes et de renseignements relatifs à l'organisme. Les portails les plus efficaces sont ceux qui ont été conçus sur mesure et grâce auxquels les employés peuvent accéder rapidement et facilement aux types d'information et d'outils suivants :

• sur l'entreprise — outils de mise à jour des dossiers personnels et de réponse aux questions;
• sur les employés — outils de collaboration;
• sur les tâches — outils et applications propres à certaines fonctions professionnelles;
• sur les services personnels — information sur la santé, par exemple.